ケアマネ交代で担当者会議は必要？他事業所に引継ぎの手順と書類、挨拶のやり方まとめ

自分が担当していたご利用者を、他の居宅介護支援事業所・ケアマネへ引き継ぐとき。

みなさんはどうしていますか。

何の書類を渡したらいいのかな。どんな情報を伝えたらいいのかな。

これまでの自分の支援が間違ってるとか・・・、思われないかな。

色々と考えて不安になりますよね。

私はケアマネになって、現在９年目。

これまで2度の転職をしています。

1度目は事業所内で引継ぎが完結しましたが、2回目の時は受け持ち全員、35人を別の居宅へお願いすることになりました。

それでもほとんどトラブルなく、スムーズな引継ぎをすることができています。

どうすれば外部のケアマネへ、スムーズに引き継げるのか。

サービス担当者会議や必要な書類、具体的な手順やあいさつまで、実際にやっている方法を紹介します。

ご利用者も新しいケアマネも、みんなが安心できるためのやり方です！

ケアマネ交代で他事業所への引継ぐ場合、必要な書類は何？

外部のケアマネへ交代する場合、引継ぎ方法に決まった制度は特にありません。

事業所独自の書類もあるので、管理者に念のため確認すると安心です。

ただ最低限の決まりごととしては、個人情報は厳重に管理しなくてはいけないということ。

なので、何もかも渡して良いわけではありません。

そして引継ぎ方法も口頭で良いのか、書類が必要なのか、相手のケアマネとお互いに確認し合うのがベストです。

ちなみに私の場合、最低限渡している書類はこちらです。

【チェック！】ケアマネを辞めるタイミングはいつが良い？退職への4ステップと転職先の探し方3選

フェースシート

ご利用者の人柄や既往歴など、基本的なことが書かれている大事な情報です。

ですからこれは、必ず渡しています。

ケアプラン（介護サービス計画書）

ケアマネが変更になっても、基本サービスはひとまず継続です。

ご利用者が望む生活、どんな目的でサービスを利用しているか、目標は何か。

ケアプランには重要なことがたくさん書かれています。

これまで各サービス事業所と共有してきた目的意識も合わせ、新しいケアマネに伝えています。

サービス利用票

時間・曜日・料金など、サービス利用状況がひとめでわかります。

利用者によっては、毎月特定の曜日はサービスを休むなど、決まりごとがあれば一言念を押すといいですね。

住宅改修、福祉用具購入をしていれば書類一式

特に住宅改修は、頻繁なことではないので気を使います。

介護度や生活の変更があったとき、過去の利用歴がわかると、ケアマネとしても提案しやすい。

限度額や改修箇所がわかるので、この情報を渡すと親切です。

介護保険証・負担割合証コピー

新しくなるケアマネも直接確認はしますが、念のため。

更新時期の二重チェックにもなります。

次のケアマネに渡さない書類

一方で、絶対に渡さない書類もあります。

たとえば、今までの支援経過もそのひとつ。

支援経過には、ケアプランやモニタリング表には書けない細かな情報がいっぱいです。

そこにはケアマネ個人の主観や事業所の内部事情も書いてあるものなので、外部には渡すことはしません。

また、認定調査票の写しも渡しません。

これは公的機関が管理する重要な個人情報なので、新しいケアマネの責任で、開示請求するよう依頼しています。

ケアマネ交代でサービス担当者会議は必要？

新たな事業所のケアマネに変更する場合は、サービス担当者会議は必要です。

そしてそのタイミングは、元のケアマネから新しいケアマネに引き継いだ後です。

元のケアマネ（引継ぐ側）は、新しいケアマネと同行訪問をしたら、そこで仕事は完了。

そして新ケアマネ（引き継がれる側）の事業所は、アセスメントから担当者会議、ケアプラン交付まで一連の流れが必要です。

ちなみに私は、地域包括からの引継ぎケースで、大変な思いをしました。

そのケースの連絡があったのは、月末のこと。

「来月から担当を交代してほしい」

と、地域包括から依頼されましたが、その時点で今月は残り３日です。

でもまあ、こういうことは「ケアマネあるある」ですよね。

とは言え、自分が大変だと思うことは、相手にはしないように気をつけたいものです。

念のため補足ですが、同じ事業所内の変更であれば軽微変更に該当します。

ただし、利用しているサービス事業所と新しいケアマネに面識がない場合は、要注意。

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外部のケアマネへ、具体的な引継ぎの手順

同じ事業所ならともかく、外部のケアマネへ利用者を引き継ぐのは、やっぱり何かと不安なもの。

ここでは、私が普段やっている「引継ぎ方法」を手順を追って紹介しますね。

ご利用者へ説明し、承諾を確認

まず最初に必要なのは、利用者・家族への対応です。

ケアマネの交代理由を説明し、ご利用者の承諾を得ないと次に進めません。

そして長年担当していたご利用者であれば、不安に思うのは当然です。

このふたつを伝え、少しでも安心できるようにします。

ちなみに同じ事業所内の交代であれば、そのケアマネ自身の良さを十分にアピールしています。

新しいケアマネへの引継ぎ

次はいよいよ、新しい居宅の管理者へ引継ぎ依頼の連絡をします。

電話である程度の情報は伝えますが、出来ればお礼も兼ねて、直接会いに行き引継ぎをするのがベストです。

時間がなく会えない場合は、書類一式を郵送。

特に注意事項などがあれば、別紙にまとめて渡すと良いです。

同行訪問（旧ケアマネ・新ケアマネ）

同行訪問の日は、自分（旧ケアマネ）が早めに自宅前に到着し、新しいケアマネを待ちます。

玄関先で挨拶とお礼をしっかりと伝えて、一緒に入室すると良いですね。

そしてまずはご利用者へ、新しいケアマネを紹介。

自分が率先して、ご利用者のことを説明したり、お互いが質問し合える雰囲気作りをします。

当たり前のことみたいですが、実はすごく大事。

これを疎かにすると、信頼関係が一気に崩れます。

例えば、同行訪問で私がされて困惑したケース。

元ケアマネから、「何か聞きたいことがあればどうぞ」といきなり言われました。

いかにも、「事前に情報を渡しているから、わかっているだろう」という態度です。

実際のところ書面の資料だけでは、全てはわかりません。

かと言って、元々のケアマネがいる前で色々と聞くと・・・。

と、ご利用者も不安になると思いませんか？

それがご利用者に伝わる同行訪問を心がけています。

(実際にそこまで深く取れてなくても、利用者の前ではプロとして、雰囲気作りはしたいものです)

ちなみに、ひとつひとつの手順をいい加減に踏むと、「そんなこと聞いてない」などのトラブルが発生します！

ケアマネの引継ぎで、事前準備はとても重要なんです。

ケアマネ交代で引継ぎが重要なのは、理由がある【体験談＆失敗談】

ケアマネ同士の引継ぎが、なぜここまで重要なのか。

それは何よりも、ご利用者・ご家族に不安を与えないためです。

ご利用者にしたら、これまで共に過ごしてきたケアマネには情が移っています。

あまり知られたくない家族の事情も、「ケアマネだから」と教えてくれるもの。

ケアマネが変わると、また初めから信頼関係の作り直し。

そのストレスが重くのしかかってきます。

ただし基本的には、ケアマネが誰であっても、必要なケアプランは作れます。

引継ぎさえしっかりとできれば、ケアマネが交代しても、ご利用者やご家族は大きな不便はないはずです。

だからこそ「引継ぎ」がうまくないと、まさに悲劇・・・。

私も引継ぎがうまくいかなかったケースはありました。

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しっかりとした事業所だけど、ケアマネに問題が…

それは、大きな法人を母体に持つ居宅介護支援事業所へ引継ぎしたときのこと。

ケアマネ数も揃っており、困難事例も多数経験していることで有名な事業所です。

引継ぎ依頼の連絡をした際も、とても感じの良い管理者で安心していました。

ところが！

実際に担当になるケアマネは、化粧も濃く香水の匂いがぷんぷん。

しかも初対面でもたまにタメ口で、ご利用者も顔をしかめています。

「安心できる事業所です」と伝えていた私も、同行訪問で冷や汗をかきました。

何とかその場では、引継ぎ完了という流れになったのですが、帰社後ご利用者から怒りの電話が・・・。

そりゃーそうだと思い、新たな事業所探すことになりました。

そのせいで結局ギリギリになり、周りに迷惑をかけてしまったのです。

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「あなたのやり方だと、次のケアマネの私たちが困る」

このケースは本人が認知症で、ご家族にしか連絡が取れないパターン。

家族も仕事が忙しいのと、性格が少し適当な面もあり、普段からなかなか連絡がつきません。

いつも訪問の数日前から、メールや留守電に訪問日をお知らせ。

それでも月末ギリギリに返事が来ることも多く、毎月ヒヤヒヤです。

ただ制度のことは事前にしっかりと伝えているので、訪問ができないということはなかったです。

なので、慣れてしまえば何ら問題もないと思っていたのですが・・・。

と、引継ぎをお願いした管理者に怒られました。

「困難事例ではないのに・・・」と納得いかない気持ちもありますが、そう言われても仕方のないことだと思います。

私とその利用者さんの関係性だから成り立っていたことで、次のケアマネも同じとは限らないですものね。

ここまで言われると、他の事業所にお願いするのも申し訳ない。

結局は私の転職先にお願いをして、そのまま担当することになりました。

「そんなの聞いてない。あなた誰？」と言われた

これは、私があるケアマネから引継がれたケース。

同行訪問をしたときに、ご利用者はとても不機嫌そうだったのです。

私に対して、「あなた誰？私何も聞いてないわよ！」と怒っています。

担当ケアマネは、「この前お伝えしていたかと思いますが……」とアタフタ。

最終的には、「こんな若い人に変わるなんて嫌よ。あなたにちゃんとできるの！？」と、なぜか私が怒られるはめに。

なんだか落ち込むだけに行った同行訪問でした。

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とんでもないご利用者の引継ぎで、ケアマネ同士が意気投合

他居宅から引き継がれるケースでは、交代理由がなかなか面白いこともあります。

たとえばご利用者本人から、「今のケアマネを変えたい」と連絡があったときのこと。

理由を聞くと・・・。

というのです。

そんな非常識なケアマネ・・・、いると思いますか？

前任のケアマネに連絡したら、案の定、全部ご利用者の作話でした。

話が長いのは、ご利用者の本人のこと。

ケアマネが訪問すると、いつも2時間は引き留められるそう。

お茶やお菓子を出してきて、断ったら怒るから食べるしかなかっただけ。

「自分で食べ物なんて持っていくわけないですよ」と、ケアマネは苦笑いです。

その情報が引き継がれたおかげで、訪問時はなるべく短い時間で済ませるように心づもり。

お茶やお菓子が出てきても、新型コロナを理由にしてうまく辞退しました。

ちなみにそのご利用者の反応は・・・。

と、何とも返答に困るもの。

正直、「やっかいなご利用者だなー（そのうち私も何か言われるようになりそう）」が私の本音です。

そこで前任のケアマネに対処法の相談をしたり、ご利用者の愚痴を言いあったりして、すっかり仲良くなってしまいました。

ケアマネ交代の引継ぎが上手くいくコツ

ご利用者に不安を与えないため、ケアマネ交代の引継ぎでは十分な準備をします。

ここでは、引継ぎが上手くいくコツをお伝えしますね。

利用者・家族へ：新しく変わるケアマネの良いところを伝える

まず、ご利用者・家族へどう伝えるか。

同じ事業所内のケアマネと交代する時は、経歴や性格、強みなど、良いところをたくさん話して、ご利用者に安心感を与えます。

経験年数が長いケアマネであれば、「ベテランだから安心」。

まだ若いケアマネなら、「一生懸命なケアマネだ」など、フレッシュで元気をもらえるというニュアンスを伝えています。

ただ他の居宅への引継ぎだと、個人のケアマネの情報はわかりません。

そこで、事業所の信頼性を強調します。

ご利用者には、「（ケアマネの交代で）これからもっと良くなる」と感じてもらえれば大成功。

そのためには、後任ケアマネの良さを見つけて、アピールするのが一番です。

後任のケアマネへ：利用者の性格、対応方法など詳細を伝える

後任のケアマネには、書面では伝わりきれないご利用者の特徴を事細かに直接伝えます。

自分が関わってきた中で、対応に失敗したな―ということも、相手にとっては重要な情報。

これは引継ぎを受ける側になると、本当によくわかります。

初対面では、ほとんどのご利用者は良い人です。

でも隠された素顔がわかっていると、ケアマネとしては心構えをして、先手を打てるわけです。

引継ぎ後も気軽に相談してと、後任ケアマネに伝える

これは、私が嬉しかった引継ぎ方法です。

それは前任ケアマネからのひとことでした。

地域包括支援センターから引継ぎを受けたときのこと。

とても優しいケアマネが

と言ってくれたのです。

ケアマネ交代で担当するケースって、新規で受け持つより緊張しませんか？

前任ケアマネと比較されるかも・・・というプレッシャーは、どうしてもあります。

そんな時にこの言葉をかけらたら、ふっと心が軽くなりますよね。

なので私もいつも引継ぎをする時は、「何かあればいつでも連絡下さいね」と後任ケアマネに伝えています。

自分と同じやり方をしなくていいと伝える

ケアマネジメントにはルールがありますが、細かいところは、ケアマネの個性が出ます。

と、他のケアマネに驚かれた経験はありませんか。

また長い付き合いの利用者では、ケアプランもずっと変わらずに過ごしてしまったり・・・。

ケアマネの交代は、新しい視点でご利用者の生活を見直せるチャンスとも言えます。

なので「もっと良い方法があればお願いします」と、後任ケアマネに伝えています。

ケアマネが交代しても、不便が出ないように関わる（日頃から！）

そう話すケアマネもいますが、私はそんなことはないと思います。

利用者の買い物をボランティアで代行したり、月に何回も訪問をして、ヘルパーのような仕事をするケアマネも存在します。

利用者とは、まるで親戚みたいな関わり方をしているケースも知っています。

でもやっぱり、ケアマネは家族ではありません。

そのようなケアマネの後任になると、本当に大変。

「前のケアマネはやってくれたのに、あなたは役に立たない」と、こっちが悪者になるはめに・・・。

そして利用者自身も、不満やストレスが溜まるものです。

そうならない為にも、日頃から個人的な感情で動くのではなく、根拠のあるケアマネジメントを意識したいもの。

属人的な支援を避けるために、過度に深入りしないことも大事です。

それがプロのする仕事だと思うのです。

ちなみに新人ケアマネに交代をする時は、いつもこんな話をしています。

オドオドと頼りない雰囲気のケアマネに、大切な家族の生活をマネジメントされるのは、不安ですもんね。

他の事業所に引き継ぐ時、元ケアマネとして挨拶は必要？

外部の居宅に担当利用者をお願いするなら、ご利用者・ご家族だけではなく、サービス事業所にも挨拶は必要です。

最も丁寧な対応は、直接会って話をすること。

デイケアやデイサービスであれば、ご利用者がサービス利用中に顔を出し、担当者に挨拶をするのもおすすめです。

訪問サービスでは、管理者やサービス提供責任者に会えるとは限らないので、電話でも良いでしょう。

お世話になったサービス事業所には、書類送付と一緒に、付箋や手紙でお礼を伝えるのもスマートです。

このような丁寧な挨拶は、退職するときこそ、特に気をつけたいもの。

それが、転職後の良好な関係性につながります。

特に転職後もケアマネを続ける場合、同じサービス事業所を利用する場面は多々あります。

「あっ！以前○○事業所にいましたよね。またお願いします」

そう言い合える関係を担当者と作っておけば、転職後のケアマネ業務が本当に楽になります。

他居宅へ利用者を渡す・・・、上司へはどう伝える？

ご利用者が他居宅へ変更となれば、事業所の経営面では当然マイナスです。

ケアマネ交代の理由によっては、会社への信頼にも影響が出ます。

まずは変更理由になった原因について、誰のせいにもすることなく、しっかりと受け止めましょう。

そして原因を分析し、次に同じことがないように対応策を考えます。

誠意を持って対応してきたことに、責める人はいません。

頭ごなしに怒ってくるなら、その上司は「器の小さい」ひと。

ケアマネの心身状態よりも、経営を心配するような上司であれば、こっちから辞めていいくらいです。

ちなみに交代理由が「ケアマネの退職」の場合は、自分が悪くなくても、私はしんどい気持ちになりました。

事業所の内部で引継ぎをしたかったのですが、それが叶わなかったのです。

その時は、後任ケアマネの採用が私の退職に間に合わず、担当利用者30名を全員外部に依頼しました。

もちろん、会社に申し訳ないという思いはありました。

後任が決まるまで残ろうという思いも、頭をよぎりました。

だけれど自分の人生なので、転職は自由です。

会社のための人生ではないと割り切るしかありませんでした。

また退職する時に、次の職場に利用者を持っていくケアマネもいます。

ダメというルールはないですが、後味は悪いです。

転職するなら、担当利用者は一度リセットするのが暗黙のマナーのように思います。

【まとめ】ケアマネ交代で担当者会議は必要？他事業所に引継ぎの手順と書類、挨拶のやり方

ケアマネを交代する時の引継ぎは、ご利用者、ご家族、後任のケアマネが安心して次に進むためにも、とても重要な仕事です。

私たちにとっては、何十人のうちの1人のご利用者。

でもご利用者にとっては、たった1人のケアマネですよね。

自分の人生を分かち合ったケアマネが交代となると、それはもう不安で仕方ないはずです。

そしてご高齢の方は、新しいことへの受け入れにとても時間がかかるのです。

ご利用者のための最後の役割として、

と、思ってもらえる引継ぎができれば最高。

それができたら、前ケアマネとしての業務は完了です。

ご本人、ご家族への配慮、後任ケアマネのためにしっかり準備し、最後までしっかりとやり切りましょうね。